Các biểu hiện gian lận phổ biến nhà hàng nào cũng gặp và biện pháp xử lý

07/07/2022

Thời gian gần đây MISA CukCuk liên tục nhận được những chia sẻ của quý khách hàng về việc làm thế nào để giải quyết dứt điểm tình trạng gian lận trong quá trình khinh doanh của họ. Nhiều trường hợp, quán hôm nào cũng đông khách, không kiểm soát được lượng khách ra vào, bàn lúc nào cũng có khách, thậm chí có những ngày quá tải vậy mà cuối tháng tính ra lãi chẳng được bao nhiêu, nguyên vật liệu kiểm lúc thừa, lúc thiếu. Trong bài viết dưới đây, CUKCUK.VN sẽ cùng bạn làm rõ những biểu hiện gian lận phổ biến tại nhà hàng và hướng giải quyết để chủ quán xử lý những tình huống đó.

I. Biểu hiện gian lận của nhân viên và hướng giải quyết

Trước hết hãy cùng nhận định, có 2 bộ phận thường xuyên và dễ xảy ra vấn đề gian lận nhất trong nhà hàng của bạn là thu ngân và phục vụ. Đặc biệt với những mô hình lớn hoặc chuỗi nhà hàng, chủ đầu tư hoặc quản lý không thường xuyên có mặt tại nhà hàng dẫn đến tình tình trạng thất thoát. Những cái nhỏ rồi thành lớn dần ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận và hình ảnh nhà hàng.

Đặc biệt đa số nhà hàng là mô hình trả sau (dùng món xong mới thanh toán) nên một số nhân viên có thể lợi dụng vào đó để gian lận hóa đơn hoặc nguyên vật liệu.

Nhân viên thu ngân và phục vụ là những người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng cũng như là những người trực tiếp thanh toán cho khách. Vậy nhân viên trong những bộ phận này có những cách nào để gian lận? Cùng tìm hiểu những hình thức gian lận ở từng vị trí khi nhà hàng quản lý bằng cách thủ công hoặc quản lý bằng phần mềm.

1.1. Bộ phận phục vụ

Đối với hình thức quản lý truyền thống (sổ sách, excel)

Một số nhà hàng quy mô nhỏ và vừa vẫn còn sử dụng giấy tờ thủ công để quản lý: order món ăn, quản lý doanh thu, nguyên vật liệu, chi tiêu… Nhân viên gian lận sẽ sử dụng sổ cá nhân để ghi hóa đơn hoặc không ghi hóa đơn, chỉ tính tiền bằng miệng.

Hoặc nhân viên phục vụ đưa đồ ăn bên ngoài vào phục vụ khách, thu tiền riêng. Mua hàng với bên cung ứng nguyên vật liệu để ăn chênh lệch, đưa nguyên liệu kém chất lượng vào nhà hàng.

Để giải quyết sự gian lận này của nhân viên, nhiều chủ nhà hàng khắc phục bằng cách mua sổ hóa đơn có đánh số thứ tự trang để nhận order, tính tiền cho khách. Tuy nhiên nhiều nhân viên láu cá vẫn tìm được cách gian lận.

Đối với nhà hàng đã sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Một số phần mềm bán hàng vẫn có lỗ hổng để nhân viên lách và gian lận, cụ thể như:

Ghi món cho người thân, bạn bè rồi tự động hủy món để không phải trả tiền
Hủy món/hồi món khi kiểm đồ nhưng không trả đồ vào kho mà cất túi riêng
Không ghi chép, order trên sổ sách mà thu tiền của khách bỏ vào túi riêng
Đưa đồ ăn bên ngoài vào để bán cho khách, sau đó bỏ túi, ăn chênh lệch

Cách giải quyết những trường hợp này như sau:

Đối với mỗi trường hợp hủy món, hồi món, thay đổi món hay thay đổi thông tin đơn của khách hàng ngồi từ bàn này sang bàn khác… đều phải được xác nhận bởi cấp quản lý trở lên.
So sánh, đối chiếu tình hình hoạt động thực tế thông qua camera giám sát và tình hình phục vụ ghi nhận được trên ứng dụng quản lý
Quy định với bộ phận bếp/bar, chỉ thực hiện chế biến khi có phiếu yêu cầu từ hệ thống, tuyệt đối không nhận những yêu cầu theo kiểu báo miệng hay ghi tay

1.2. Bộ phận thu ngân

Tại nhà hàng không sử dụng phần mềm

Nhân viên thu ngân có thể hủy giấy order món ăn, biển thủ trực tiếp vào tiền khách trả. Thậm chí sử dụng lại hóa đơn trước đó để thanh toán cho khách mới, khoản tiền chênh lệch cho vào túi riêng.

Tại nhà hàng sử dụng phần mềm

Nhân viên thường sẽ có những biểu hiện gian lận sau:

Sau khi nhận tiền của khách, hủy món hoặc chuyển món sáng hóa đơn khác để giảm giá trị thanh toán, từ đó nhận số tiền chênh lệch
Sử dụng lại những đơn đã phát sinh trước đó để dùng thanh toán cho khách mới, trong trường hợp khách hàng không sử dụng hóa đơn, trùng món, trùng tiền.
Sau khi nhận thanh toán của khách, áp dụng khuyến mãi vào đơn hàng, sau đó in lại hóa đơn để bỏ túi phần tiền chênh lệch
Tự ý tích điểm vào thẻ thành viên của cá nhân hoặc bạn bè, người thân thay vì tích điểm cho khách hàng hoặc áp dụng các chương trình khuyến mãi cho người thân

Gợi ý một số hướng xử lý như sau:

Đối với tất cả những trường hợp tự ý chỉnh sửa hóa đơn đều phải có sự xác nhận của cấp quản lý trở lên mới được phép chỉnh sửa
Thực hiện in phiếu hồi món khi kiểm đồ và giảm số lượng món
Đối với trường hợp in lại, phiếu in sẽ có tiêu đề là Hóa đơn in lại
Kiểm tra danh sách khách hàng khuyến mãi, số lượng voucher đã phát hành, đã sử dụng và thông tin của khách hàng sử dụng kèm với tên thu ngân thanh toán cho khách hàng để tránh tình trạng thu ngân áp dụng ưu đãi cho khách hàng nhiều lần

II. Làm thế nào để phát hiện tình trạng gian lận nói trên

Đối với các phần mềm quản lý hiện nay, việc thống kê báo cáo chi tiết hoạt động như thế nào, xuất nhập những gì, có bao nhiêu khách, khách hàng sử dụng món gì nhiều, món gì ít đều được ghi nhận một cách rõ ràng. Đặc biệt với những sai lệch trong quá trình kinh doanh, chủ quán hoàn toàn có thể sử dụng những loại báo cáo sau để:

Báo cáo Hủy món/hủy order tức thời ngay trên ứng dụng quản lý mobile
Báo cáo Số lượng chế biến – trả lại: Thống kê chênh lệch giữa chế biến và thu tiền từng hóa đơn
Báo cáo So sánh order với hóa đơn và So sánh phiếu tạm tính với hóa đơn: Thống kê chênh lệch giữa số lượng order và tính tiền
Báo cáo ghi nhận toàn bộ lịch sử hoạt động của nhân viên đã thao tác với phần mềm trong ca
Báo cáo ghi nhận lịch sử sửa, hủy hóa đơn
Báo cáo Bảng kê hóa đơn khuyến mãi: Theo dõi giá trị, tỷ lệ, lý do KM từng hóa đơn
Báo cáo Doanh thu theo khách hàng và lịch sử giao dịch để xem những giao dịch của khách hàng do thu ngân nào phụ trách, có điểm gì bất thường hay không

Hạn chế gian lận thất thoát với hơn 40 báo cáo của MISA CukCuk:

III. Giải quyết “tận gốc” những biểu hiện gian lận của nhân viên

3.1. Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp để phân quyền nhân viên theo vai trò, vị trí

Để tránh tình trạng nhân viên lạm quyền bạn cần phân quyền cho nhân viên thao tác trên phần mềm quản lý nhà hàng CukCuk. Tham khảo các vị trí nhân viên cần có tại nhà hàng và thiết lập quyền tương ứng như sau:

Nhân viên thu ngân: thêm sửa order, thanh toán hóa đơn, giảm giá, bán hàng, mở và chốt ca, không được phép sửa thực đơn, không được xem báo cáo tổng
Quản lý nhà hàng: bán hàng, mở ca, chốt ca, chỉnh sửa hóa đơn, xem báo cáo và sửa thực đơn tại nhà hàng
Nhân viên bán hàng: nhận order, gửi yêu cầu thanh toán, lưu thông tin khách hàng, kiểm tra tình trạng món, kiểm đồ
Chủ quán: toàn bộ quyền với hệ thống phần mềm, thêm, sửa, xóa các tài khoản và vị trí

Trên phần mềm MISA CukCuk có tính năng xem lại lịch sử bán hàng, order, chỉnh sửa hóa đơn để chủ nhà hàng trực tiếp kiểm tra xem có gì bất thường trong ca làm việc hay không, kịp thời phát hiện và xử lý gian lận của nhân viên.

Mọi giao dịch thành công đều được gửi về app quản lý cài đặt được trên nhiều thiết bị như tablet, điện thoại để quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi.

Hạn chế 100% gian lận, thất thoát với phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk. Đăng ký ngay!

3.2. Gắn hệ thống camera giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của nhà hàng

Bên cạnh việc xử lý thông qua hệ thống quản lý, chủ quán có thể sử dụng thêm hệ thống camera an ninh tại khu vực phục vụ khách hàng và đặc biệt là tại khu vực thu ngân.

Camera sẽ giám sát thời gian khách ngồi tại quán và theo dõi các hoạt động của nhân viên. Ví dụ nhân viên gian lận bằng cách mở bàn để dồn 2 hóa đơn thành 1. Trên phần mềm sẽ hiển thị bàn đó được mở trong thời gian bao lâu. Chủ nhà hàng hoàn toàn có thể xem lại thời gian tương ứng trên camera.

3.3. Nhắc nhở khách hàng kiểm tra và nhận hóa đơn bán hàng

Không quên nhắc nhở khách hàng chủ động kiểm tra lại hóa đơn thanh toán của mình và chỉ trả tiền khi nhận được hóa đơn. Vừa để ngăn chặn gian lận vừa thể hiện sự minh bạch của nhà hàng trong việc phụ vụ. Khách hàng sẽ có thiện cảm và quay lại nhà hàng nhiều lần hơn.

Chăm sóc khách hàng với việc hỏi thăm, khảo sát để nhận được voucher ưu đãi, giảm giá khi hoàn thành đánh giá chất lượng phục vụ để có thể nắm bắt sát sao nhất vấn đề khách hàng đang gặp phải.

3.4. Các giải pháp khác để xử lý gian lận

Bạn có thể thiết lập giá cố định trên MISA CukCuk. Nhân viên chỉ có thể thao tác chọn món, nhận hoặc hủy order nhưng không được phép chỉnh sửa giá trực tiếp. Hạn chế được rủi ro thất thoát trong quá trình bán hàng.

Có thể xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp và chinh sách phạt rõ ràng trong trường hợp nhân viên có hành vi gian lận.

IV. Tạm kết

Kinh doanh nhà hàng quán ăn có nhiều lỗ hổng dẫn đến tình trạng gian lận, thất thoát ảnh hưởng đến chất lượng món ăn, dịch vụ và hình ảnh của thương hiệu. Nếu không thường xuyên có mặt tại nhà hàng, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk để quản lý khoa học, chính xác và tiết kiệm thời gian hơn.

Đăng ký tạo tài khoản dùng thử MISA CukCuk 15 ngày hoàn toàn miễn phí tại đây: