Tin tức Quản lý nhà hàng Các biểu hiện gian lận phổ biến nhà hàng nào cũng gặp...

Các biểu hiện gian lận phổ biến nhà hàng nào cũng gặp và biện pháp xử lý

230 Lượt đọc

Thời gian gần đây chúng tôi liên tục nhận được những chia sẻ của quý khách hàng về việc làm thế nào để giải quyết dứt điểm tình trạng gian lận trong quá trình khinh doanh của họ. Nhiều trường hợp, quán hôm nào cũng đông khách, không kiểm soát được lượng khách ra vào, thậm chí có những ngày quá tải vậy mà cuối tháng tính ra lãi chẳng được bao nhiêu, nguyên vật liệu kiểm lúc thừa, lúc thiếu. Trong bài viết dưới đây, CUKCUK.VN sẽ cùng bạn làm rõ những biểu hiện gian lận phổ biến và nêu ra cách giúp chủ quán có thể dễ dàng xử lý tình trạng đó.

nhân viên gian lận

1. Biểu hiện – cách giải quyết

Trước hết hãy cùng nhận định, có 2 bộ phận thường xuyên và dễ xảy ra vấn đề gian lận nhất trong nhà hàng của bạn là thu ngân và phục vụ. Đặc điểm chung, đây là hai bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng cũng như là những người trực tiếp thanh toán cho khách. Vậy nhân viên trong những bộ phận này có những cách nào để gian lận?

a. Bộ phận phục vụ

Nhân viên thường sẽ có những biểu hiện gian lận sau:

  • Ghi món cho người thân, bạn bè rồi tự động hủy món để không phải trả tiền
  • Hủy món/hồi món khi kiểm đồ nhưng không trả đồ vào kho mà cất túi riêng
  • Không ghi chép, order trên sổ sách mà thu tiền của khách bỏ vào túi riêng
  • Đưa đồ ăn bên ngoài vào để bán cho khách, sau đó bỏ túi, ăn chênh lệch

Hướng giải quyết

  • Đối với mỗi trường hợp hủy món, hồi món, thay đổi món hay thay đổi thông tin đơn của khách hàng ngồi từ bàn này sang bàn khác… đều phải được xác nhận bởi cấp quản lý trở lên.
  • So sánh, đối chiếu tình hình hoạt động thực tế thông qua camera giám sát và tình hình phục vụ ghi nhận được trên ứng dụng quản lý
  • Quy định với bộ phận bếp/bar, chỉ thực hiện chế biến khi có phiếu yêu cầu từ hệ thống, tuyệt đối không nhận những yêu cầu theo kiểu báo miệng hay ghi tay

>>> Phòng ngừa nhân viên gian lận với phần mềm tính tiền cho quán cà phê

phần mềm quản lý quán cafe hiệu quả, chuyên nghiệp

b. Bộ phận thu ngân

Nhân viên thường sẽ có những biểu hiện gian lận sau:

  • Sau khi nhận tiền của khách, hủy món hoặc chuyển món sáng hóa đơn khác để giảm giá trị thanh toán, từ đó nhận số tiền chênh lệch
  • Sử dụng lại những đơn đã phát sinh trước đó để dùng thanh toán cho khách mới, trong trường hợp khách hàng không sử dụng hóa đơn, trùng món, trùng tiền.
  • Sau khi nhận thanh toán của khách, áp dụng khuyến mãi vào đơn hàng, sau đó in lại hóa đơn để bỏ túi phần tiền chênh lệch
  • Tự ý tích điểm vào thẻ thành viên của cá nhân hoặc bạn bè, người thân thay vì tích điểm cho khách hàng hoặc áp dụng các chương trình khuyến mãi cho người thân

phần mềm gọi món

Hướng giải quyết

  • Đối với tất cả những trường hợp tự ý chỉnh sửa hóa đơn đều phải có sự xác nhận của cấp quản lý trở lên mới được phép chỉnh sửa
  • Thực hiện in phiếu hồi món khi kiểm đồ và giảm số lượng món
  • Đối với trường hợp in lại, phiếu in sẽ có tiêu đề là Hóa đơn in lại
  • Kiểm tra danh sách khách hàng khuyến mãi, số lượng voucher đã phát hành, đã sử dụng và thông tin của khách hàng sử dụng kèm với tên thu ngân thanh toán cho khách hàng để tránh tình trạng thu ngân áp dụng ưu đãi cho khách hàng nhiều lần

>>> Nhận trọn bộ kinh nghiệm quản lý nhà hàng, quán ăn TẠI ĐÂY

2. Làm thế nào để phát hiện tình trạng gian lận nói trên

Đối với các phần mềm quản lý hiện nay, việc thống kê báo cáo chi tiết hoạt động như thế nào, xuất nhập những gì, có bao nhiêu khách, khách hàng sử dụng món gì nhiều, món gì ít đều được ghi nhận một cách rõ ràng. Đặc biệt với những sai lệch trong quá trình kinh doanh, chủ quán hoàn toàn có thể sử dụng những loại báo cáo sau để

  • Báo cáo Hủy món/hủy order tức thời ngay trên ứng dụng quản lý mobile
  • Báo cáo Số lượng chế biến – trả lại: Thống kê chênh lệch giữa chế biến và thu tiền từng hóa đơn
  • Báo cáo So sánh order với hóa đơn và So sánh phiếu tạm tính với hóa đơn: Thống kê chênh lệch giữa số lượng order và tính tiền
  • Báo cáo ghi nhận toàn bộ lịch sử hoạt động của nhân viên đã thao tác với phần mềm trong ca
  • Báo cáo ghi nhận lịch sử sửa, hủy hóa đơn
  • Báo cáo Bảng kê hóa đơn khuyến mãi: Theo dõi giá trị, tỷ lệ, lý do KM từng hóa đơn
  • Báo cáo Doanh thu theo khách hàng và lịch sử giao dịch để xem những giao dịch của khách hàng do thu ngân nào phụ trách, có điểm gì bất thường hay không

>>> 3 chữ “Không” tối kỵ trong giao tiếp của nhân viên phục vụ

3. Giải quyết “tận gốc” vấn đề

Bên cạnh việc xử lý thông qua hệ thống quản lý, chủ quán có thể sử dụng thêm hệ thống camera an ninh tại khu vực phục vụ khách hàng và đặc biệt là tại khu vực thu ngân. Lưu ý nhắc nhở khách hàng chủ động kiểm tra lại hóa đơn thanh toán của mình và chỉ trả tiền khi nhận được hóa đơn. Chăm sóc khách hàng với việc hỏi thăm, khảo sát để nhận được voucher ưu đãi, giảm giá khi hoàn thành đánh giá chất lượng phục vụ để có thể nắm bắt sát sao nhất vấn đề khách hàng đang gặp phải. Đặc biệt đề xuất chính sách xử phạt rõ ràng trong trường hợp nhân viên có hành vi gian lận.