Quản lý thu chi quán là vấn đề quan trọng với mọi doanh nghiệp nói chung và các đơn vị quán cafe nói riêng. Để giúp quy trình này trở nên dễ dàng hơn, rất nhiều ưng dụng, phần mềm đã ra đời. Cùng Misa Cuk Cuk tham khảo ngay hướng dẫn quản lý thu chi quán cafe tiện lợi, thông minh và hiệu quả nhất qua bài viết dưới đây
I. Vì sao cần quản lý thu chi quán cafe?
Quản lý thu chi là quá trình kiểm soát việc chi tiêu và thu lại tiền mặt từ cửa hàng.
Việc quản lý thu chi nói chung và quản lý thu chi quán cafe nói riêng vô cùng quan trọng. Quá trình này sẽ giúp chủ cửa hàng có cái nhìn tổng quát về vấn đề thu chi tại cửa hàng. Từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh những chỗ chi tiêu, thu tiền chưa hợp lý.
Việc quản lý thu chi hiệu quả sẽ tránh các thất thoát không đáng có và giúp nhân viên của bạn có tâm lý nghiêm túc khi làm việc, tối thiểu tối đa vấn đề thiếu minh bạch trong thu chi.
II. Làm thế nào để quản lý thu chi quán cafe hiệu quả
Để quản lý thu chi quán cafe hiệu quả, các quán nên quan tâm tới hai vấn đề hàng đầu:
- Có tư duy quản lý thu chi thông minh
- Có file quản lý thu chi quán cafe
1. Tư duy quản lý thu chi thông minh
Trước tiên, chủ quán cần có tư duy quản lý thu chi chính xác, thông minh với những cách thức quản lý dòng tiền hiệu quả như:
- Thường xuyên quản lý, xem xét, cân đối các dòng tiền thu chi tại quán. Không giao phó toàn bộ cho nhân viên.
- Đánh giá các bản báo cáo thu chi theo tháng, quý, năm từ quản lý quán
- Chia các dòng tiền cho nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau, tiền lương riêng, tiền thu nợ riêng nhằm loại bỏ chi phí không cần thiết cũng như giúp kiểm soát nội bộ hiệu quả.
- Cân đối các tài khoản ngân hàng một cách thường xuyên và theo dõi các khoản chênh lệch.
2. File quản lý thu chi hiệu quả
Một file quản lý thu chi hiệu quả cũng là một trong những cách thức giúp chủ quán quản lý thu chi tốt hơn.
a. Những dữ liệu cần có trong file quản lý thu chi quán cafe
- Các nguyên vật liệu nhập vào mỗi ngày: Số lượng, giá thành, thời gian nhập kho, đơn vị nhập
- Số lượng nguyên vật liệu xuất kho, sử dụng mỗi ngày
- Các đơn hàng, order mỗi ca, ngày
- Tổng doanh thu theo ca, ngày.
- So sánh số lượng hàng xuất kho với số đơn hàng và doanh thu.
b. Các công cụ quản lý thu chi quán cafe
Hiện nay, file quản lý thu chi chủ yếu được xây dựng trên 2 công cụ là: File Excel và phần mềm quản lý thu chi
File Excel quản lý thu chi
Ưu điểm nổi bật của file quản lý Excel
- Nhập liệu nhanh chóng, dễ dàng thêm tới cả trăm mục, thu chi phát sinh
- Giúp thống kê việc thu và chi với từng hạng mục khác nhau theo ngày, tuần, tháng
- Các số liệu được phân loại rõ ràng giúp chủ quán quản lý dễ dàng, hiệu quả
- Dễ dàng so sánh với báo cáo tài chính của đơn vị
- Sử dụng miễn phí
Nhược điểm của file quản lý Excel
- Hàm tính tương đối phức tạp nên người sử dụng cần thành thạo Excel.
- Nếu thông tin quá nhiều, sau một thời gian file có thể trở nên nặng, truy cập lâu, chậm
- Giữa các bộ phận khó làm việc chéo, trực tiếp trên file cùng lúc
- Có khả năng bị mất khi máy tính hỏng
Phần mềm quản lý thu chi
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý thu chi hiệu quả với những ưu điểm nổi bật như:
- Sử dụng dễ dàng, quản lý nhanh chóng
- Dễ dàng thêm các mục cần thiết như hóa đơn, số chứng từ,…
- Dễ dàng kiểm soát, kiểm tra, làm việc chéo
- Thông tin được lưu giữ tốt, không xảy ra tình trạng mất dữ liệu khi máy tính hỏng
Hạn chế của các phần mềm quản lý
- Mất phí sử dụng
III. Quản lý thu chi quán cafe hiệu quả với phần mềm Misa Cukcuk
Với phần mềm Misa Cukcuk, khách hàng có thể dễ dàng:
- Thống kê số lượng các đồ uống bán chạy giúp chủ quán điều chỉnh thực đơn phù hợp với thị hiếu khách hàng.
- Quản lý từ xa với hơn 40 số liệu, biểu đồ, báo cáo doanh thu, chi phí.
Ưu điểm nổi bật của phần mềm Misa Cukcuk
- Sử dụng dễ dàng, tiện lợi
- Giá thành ưu đãi, gói combo đa dạng, phù hợp với mọi mô hình quán
Trên đây là những thông tin chi tiết về quản lý thu chi quán cafe hiệu quả. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn đọc. Với khách hàng đang quan tâm tới phần mềm quản lý thu chi quán cafe, hãy liên hệ ngay với Misa Cukcuk qua website trên để được hỗ trợ trực tiếp.
