Kiến thức Quản lý theo cách thủ công: Khi chủ quán phải “trả phí”...

Quản lý theo cách thủ công: Khi chủ quán phải “trả phí” cho sự “miễn phí”

ứng xử với khách hàng
Waiter and customer having a discussion in a coffee shop

Cận kề thời điểm các dịp lễ lớn, nhu cầu tụ tập, gặp gỡ gia tăng, nhiều nhà hàng, quán ăn không tránh khỏi tình trạng cháy bàn, quá tải. Khách đông có lãi là một chuyện, khách đông cuối ngày, cuối tháng tổng kết chẳng lời được bao nhiêu lại là dấu hỏi lớn. Liệu thực sự chủ quán đã biết cách quản lý nguồn tiền của mình đúng đắn hay chưa, có tồn tại sự gian lận hay không?

thiết bị quản lý quán cafe

Đáng nói là đến lúc rà soát lại hoạt động kinh doanh, nhiều chủ quán bế tắc vì không biết rà soát từ đâu, mấy ở khâu nào. Rõ ràng lúc này vai trò ghi chép, lưu trữ của những quyển sổ quản lý thu chi, những tờ hóa đơn hay những file excel miễn phí được phát huy tác dụng nhưng phải tìm đến bao giờ mới phát hiện ra lỗ hổng?

Đôi khi chữ tiện không đi cùng chữ lợi

Tiện ở đây được hiểu theo cách của các chủ quán nghĩa là quản lý “chay”, có gì dùng nấy. Người viết hóa đơn tay rồi cuối ngày cộng sổ hóa đơn xem có khớp với tiền mặt không, ai thành thạo hơn thì sử dụng excel quản lý tiền ra, tiền vào. Tuy nhiên cách quản lý bề mặt này chỉ có thể giúp cho chủ quán nắm bắt được một ngày mình bán được bao nhiêu, còn bán gì, số lượng như thế nào thì đúng là khó. Đơn cử như việc nhập kho nguyên liệu, tồn bao nhiêu, hết hạn ngày nào, cứ dùng rồi hết thì nhập thêm sau, không cần dự trù hay mua có kế hoạch mua trước.

Cũng có nhiều chủ quán chia mặt hàng, tình trạng hàng hóa thành từng file chi tiết trong excel, đến khi lỗi hệ thống không tìm được mình nhập sai chỗ nào, hàm đã đúng chưa. Với hàm tính thông thường không nói, để có thể xử lý kho quỹ chặt chẽ, cũng đòi hỏi chủ quán cần có kỹ năng sử dụng excel thành thạo. Đôi khi vì những lần “tiện thì dùng”, ngân sách lại càng khó kiểm soát hơn.

Sự miễn phí như không

Những lời quảng cáo về công cụ hỗ trợ hoàn toàn không tính phí, thực chất là việc nhà phát hành tung ra thị trường để nhận phản hồi về trải nghiệm của người dùng và sửa đổi, nâng cấp. Tính năng lỗi, phần mềm nặng làm máy đơ, chậm. Quản lý doanh thu hàng ngày đã khó, chưa kể tổng hợp, báo cáo doanh thu. Việc bạn sử dụng một phần mềm miễn phí với chức năng cơ bản như tính tiền, in hóa đơn, bán hàng, khi cần quản lý sâu hơn về nguyên liệu kho quỹ thì chức năng bị khóa, chắc do sự miễn phí cũng có hạn.

kế toán nhà hàng

Miễn phí cũng đồng nghĩa với việc những thao tác cần hỗ trợ hoặc cách sử dụng chủ quán tự mày mò. Khi phần mềm, dữ liệu gặp sự cố đội ngũ xử lý và khắc phục giúp bạn cũng không có. Nếu có hướng dẫn qua mất 10 – 15 phút thành thạo phần mềm, thì nay việc tự học phải kéo dài đến cả tháng. Bởi vậy, trước khi đặt niềm tin vào những phần mềm miễn phí, chủ quán hãy cân nhắc về tính hiệu quả cũng như những rủi ro gặp phải, có thể là thời gian, công sức cũng có thể là tiền bạc

Lựa chọn thông minh

Ứng dụng phần mềm trong quản lý nhà hàng, quán ăn không còn quá xa lạ với chủ quán. Bằng ghi nhận đơn hàng trên hệ thống, tổng hợp doanh thu chi tiết theo giờ, theo ngày, các công cụ hỗ trợ này giúp chủ quán giảm thiểu tối đa thất thoát tại từng bộ phận thu ngân, phục vụ.

quản lý quán ăn bằng phần mềm

Đặc biệt, phần mềm quản lý nhà hàng CUKCUK.VN của Công ty Cổ phần MISA bên cạnh việc đáp ứng đầy đủ những tính năng của một phần mềm bán hàng mà còn phát huy thế mạnh ở tính năng quản lý kho quỹ, nguyên vật liệu chặt chẽ. Chủ quán không còn phải đau đầu về tình trạng gian lận của nhân viên khi hệ thống thiết lập phân quyền cho từng nhân viên, mọi hình thức chỉnh sửa đơn hàng, sửa món đổi món đều phải có xác nhận của cấp quản lý trở lên.

Chấm dứt tình trạng trả phí cho những sự “miễn phí”, sự hỗ trợ của phần mềm có thể giúp công việc kinh doanh thuận lợi, chủ quán quản lý khoa học tiết kiệm hơn, nhưng điều đó chỉ đúng khi bạn lựa chọn đúng phần mềm, sử dụng đúng cách.

Đăng ký nhận tin